📘 Manual de Prevención de Soborno

Procedimientos y Controles Operativos IUBIZON COMPANY SAC

Introducción

Este manual describe los procedimientos, procesos y controles internos implementados por IUBIZON COMPANY SAC para prevenir, detectar y mitigar riesgos de soborno y corrupción en nuestras operaciones comerciales. El documento identifica áreas de riesgo específicas en nuestra actividad y establece controles prácticos y documentados para cada área.

Riesgos Identificados

IUBIZON COMPANY SAC ha identificado los siguientes riesgos de soborno en sus operaciones:

1. Venta al Estado (Contratación Pública)

Descripción del riesgo:

  • Presión para ofrecer ventajas indebidas a funcionarios para ganar licitaciones.
  • Contacto directo con funcionarios públicos que pueden solicitar comisiones.
  • Procesos de licitación complejos donde pueden existir oportunidades de colusión.
  • Presión comercial para acelerar procedimientos administrativos.

Mitigación: Todo proceso de contratación pública se documenta íntegramente. No se permitirán contactos personales con funcionarios fuera de procesos formales.

2. Servicio Técnico y Reparaciones

Descripción del riesgo:

  • Técnicos pueden inflar diagnósticos o recomendar reparaciones innecesarias.
  • Falta de documentación de trabajos realizados puede facilitar fraude.
  • Comisiones a técnicos por reparaciones pueden incentivar corrupción.
  • Clientes corporativos pueden presionar para favores sin costo.

Mitigación: Todo trabajo técnico requiere orden de servicio documentada. Se realizan auditorías aleatorias de trabajos.

3. Compras y Adquisiciones

Descripción del riesgo:

  • Encargados de compra pueden aceptar regalos o comisiones de proveedores.
  • Favoritismo hacia proveedores por relaciones personales.
  • Sobreprecio en adquisiciones por compensaciones paralelas.
  • Conflictos de interés si comprador tiene relación con proveedor.

Mitigación: Todas las compras requieren cotización de múltiples proveedores (mínimo 3 para compras mayores a S/ 5,000).

4. Contratación de Proveedores y Servicios

Descripción del riesgo:

  • Selección de proveedores basada en favoritismo o beneficios personales.
  • Empresas proveedoras fantasma o testaferros que ocultan relaciones ilícitas.
  • Precios inflados en contratos que benefician a proveedores relacionados.
  • Falta de evaluación de antecedentes de proveedores.

Mitigación: Evaluación documentada de proveedores con criterios: RUC, antecedentes legales, calidad, precio, referencias.

5. Gestión de Garantías y Reclamos

Descripción del riesgo:

  • Funcionarios de garantía pueden aprobar reclamos indebidos por presión comercial.
  • Manipulación de criterios de cobertura a favor de clientes específicos.
  • Aceptación de reclamos fuera de plazo para favorecer clientes corporativos.

Mitigación: Criterios de garantía publicados y claros. Decisiones documentadas con justificación técnica. Auditoría trimestral de reclamaciones.

6. Facturación e Ingresos

Descripción del riesgo:

  • Facturación por servicios no prestados o productos no entregados.
  • Descuentos no documentados que generan pérdida de ingresos.
  • Facturas falsas o con datos incompletos para evitar fiscales.
  • Colusión con clientes para realizar operaciones irregulares.

Mitigación: Todas las operaciones se facturan. No se aceptan ventas en efectivo sin documento. Auditoría mensual de ingresos.

Controles Implementados

IUBIZON COMPANY SAC ha implementado controles específicos en cada área de operación:

✓ Cotizaciones Documentadas

Procedimiento:

  • Toda compra requiere cotización escrita de al menos 3 proveedores.
  • Las cotizaciones incluyen: descripción, cantidad, precio unitario, total, plazo, garantía.
  • Se mantiene archivo organizado de todas las cotizaciones recibidas.
  • Se genera comparativo escrito con análisis de criterios de selección.
  • La selección del proveedor se justifica documentadamente.

Responsable: Gerencia de Operaciones

✓ Aprobación de Compras

Procedimiento:

  • Compras menores a S/ 1,000: Aprobación del responsable del área.
  • Compras de S/ 1,000 a S/ 5,000: Aprobación de Gerencia de Operaciones.
  • Compras mayores a S/ 5,000: Aprobación de Gerencia General.
  • Toda aprobación se realiza por escrito con respaldo documental.
  • Se mantiene evidencia de autorizaciones en archivo.

Responsable: Gerencia General

✓ Registro de Pagos

Procedimiento:

  • Todo pago debe estar respaldado por orden de compra, factura y constancia de entrega.
  • Pagos mediante transferencia bancaria o cheque (nunca efectivo para montos mayores a S/ 500).
  • Registro en sistema contable con fecha, beneficiario, concepto y referencias.
  • Conciliación bancaria mensual para verificar que pagos coincidan con facturas.
  • Auditoría trimestral de pagos para detectar irregularidades.

Responsable: Gerencia Financiera

✓ Evaluación de Proveedores

Procedimiento:

  • Legal: Verificación de RUC, estado tributario, domicilio registrado.
  • Antecedentes: Consulta en SUNAT y bases de datos públicas.
  • Experiencia: Referencias de otros clientes, años en operación.
  • Técnica: Certificaciones, equipamiento, personal calificado.
  • Normativa: Declaración de conformidad con leyes laborales y ambientales.
  • Reevaluación anual de proveedores activos.

Responsable: Gerencia de Operaciones

✓ Archivo de Contratos

Procedimiento:

  • Todos los contratos con proveedores se formalizan por escrito.
  • Incluyen: objeto, precio, plazo, condiciones, garantía, cláusulas antisoborno.
  • Archivo organizado por proveedor y período, con acceso controlado.
  • Registro de vigencia de contratos con alerta de renovación próxima.
  • Copia firmada en poder de ambas partes.
  • Auditoría semestral para verificar cumplimiento de términos.

Responsable: Gerencia General

✓ Separación de Funciones

Procedimiento:

  • Solicitud: Realizada por responsable del área que requiere.
  • Aprobación: Realizada por gerencia operativa o general.
  • Selección: Basada en cotizaciones y evaluación documentada.
  • Recepción: Verificada por responsable del área o custodio.
  • Pago: Realizado por gerencia financiera con documentación completa.
  • Verificación: Auditoría independiente de transacciones.

Nota: En empresas pequeñas se implementan controles compensatorios como aprobación por personas diferentes y auditoría regular.

Responsable: Gerencia General

Procedimientos por Área de Operación

Venta al Estado

  • Las licitaciones se participan por procesos formales (SEACE, OSCE).
  • Propuestas son verificadas antes de presentación; no contienen información falsa.
  • No se realizan contactos informales con funcionarios públicos.
  • Los contactos comerciales se documentan y formalizan por escrito.
  • Si un funcionario solicita beneficio indebido, se rechaza e inmediatamente reporta.
  • El contrato se ejecuta conforme a especificaciones sin reclamos infundados.

Servicio Técnico

  • Toda solicitud genera orden de servicio escrita con fecha y descripción.
  • El técnico realiza diagnóstico documentado: qué encontró, estado, trabajo realizado.
  • Se proporciona presupuesto al cliente antes de trabajos mayores.
  • El trabajo realizado se documenta con comprobante de horas y repuestos.
  • Auditoría mensual de trabajos para verificar consistencia de diagnósticos.
  • Los técnicos reciben capacitación ética; sin incentivos para servicios innecesarios.

Compras

  • Área de operaciones identifica necesidad de compra.
  • Se solicitan cotizaciones a múltiples proveedores (mínimo 3 si supera S/ 5,000).
  • Se comparan precios, plazos, calidad, referencias en análisis comparativo.
  • Se selecciona proveedor con mejor relación precio-calidad.
  • Aprobación conforme a límites de autorización.
  • Orden de compra escrita emitida al proveedor seleccionado.

Contratación de Proveedores

  • Identificación de necesidad de servicio de tercero.
  • Búsqueda de opciones: referencias, búsqueda de mercado, solicitud de propuestas.
  • Evaluación documentada: RUC vigente, experiencia, referencias, presupuesto.
  • Selección y negociación de términos comerciales.
  • Contrato escrito incluye: objeto, precio, plazo, responsabilidades, garantía.
  • Firma de declaración antisoborno como cláusula del contrato.

Gestión de Garantías

  • Cliente contacta con reclamo de garantía (defecto, falla técnica).
  • Se registra con fecha, descripción del problema, datos de compra.
  • Se verifica si el producto está en plazo de garantía y cobertura incluida.
  • Si no cumple criterios, se comunica motivo con referencia a términos publicados.
  • Si cumple, se autoriza reparación o reemplazo conforme a política.
  • Decisiones de garantía se documentan y archivan.
  • No se aprueban reclamos fuera de plazo solo por presión comercial.

Facturación e Ingresos

  • Toda venta se genera desde cotización aprobada o pedido del cliente.
  • Se verifica: cliente, producto/servicio, cantidad, precio.
  • Se emite factura con todos los datos requeridos por SUNAT.
  • No se aceptan operaciones sin factura.
  • Descuentos requieren autorización escrita de gerencia documentados.
  • Conciliación diaria de ingresos en caja y banco.
  • Auditoría mensual de ingresos versus facturas emitidas.

Monitoreo y Auditoría

IUBIZON COMPANY SAC realiza monitoreo continuo y auditorías periódicas para asegurar cumplimiento de controles:

  • Mensual: Auditoría de ingresos, conciliación bancaria, revisión de pagos mayores.
  • Trimestral: Revisión de reclamaciones de garantía, auditoría de trabajos técnicos, evaluación de proveedores.
  • Semestral: Revisión de cumplimiento de contratos, reevaluación de proveedores clave.
  • Anual: Auditoría integral de cumplimiento de política antisoborno, evaluación de controles, capacitación de personal.
  • Ocasional: Auditoría sorpresiva de áreas de alto riesgo cuando sea necesario.

Los resultados de auditorías se documentan y comunican a gerencia. Las deficiencias se corrigen inmediatamente.

Conclusión

Este manual describe los controles operativos implementados por IUBIZON COMPANY SAC para prevenir soborno y corrupción. Los controles están diseñados para ser prácticos en una empresa pequeña y se adaptan a recursos disponibles. La efectividad de estos controles depende del cumplimiento consistente por parte de todos los colaboradores y del monitoreo regular por gerencia.

IUBIZON COMPANY SAC

Manual de Prevención de Soborno

RUC: 20614600374

Última actualización: Junio 2026